المهارات التنظيمية في سيرتك الذاتية
المهارات التنظيمية في سيرتك الذاتية
المهارات التنظيمية في سيرتك الذاتية
أهم 10 مهارات تنظيمية في سيرتك الذاتية يجب وضعها في عام 2024
المهارات التنظيمية في سيرتك الذاتية
“كل دقيقة تقضيها في التنظيم هي ساعة مكتسبة.” – بنيامين فرانكلين
يركز أكثر من 43% من مديري التوظيف بشكل خاص على المهارات التنظيمية عند مراجعة مهارات السيرة الذاتية للمرشح.
من السهل معرفة السبب.
يُظهر استطلاع أجرته مؤسسة غالوب أن الموظفين الذين يفتقرون إلى المهارات التنظيمية يكلفون أمريكا.
وتقدر الخسائر الاقتصادية بنحو 544 مليار دولار سنويا بسبب فقدان الإنتاجية.
لا يقتصر الأمر على أن هؤلاء العمال غير المنظمين هم أكثر عرضة لتفويت المواعيد النهائية بأربع مرات فحسب،
بل هم أيضًا أكثر عرضة بتسع مرات لعدم الرضا عن وظائفهم!
من الواضح أنه سواء كنت تعمل عن بعد أو في مكتب، فإن المهارات التنظيمية القوية تعد أمرًا بالغ الأهمية للنجاح في مكان العمل اليوم.
في هذا المقال سنوضح لك…
- المهارات التنظيمية العشرة التي يقدرها أصحاب العمل أكثر من غيرها
- كيفية إبراز المهارات التنظيمية في سيرتك الذاتية
- كيفية إبراز المهارات التنظيمية في مقابلة العمل
- كيفية تطوير وتحسين قدراتك التنظيمية
ما هي القدرة التنظيمية؟
المهارات التنظيمية هي القدرة على إدارة الوقت بشكل فعال، وتحديد أولويات المهام، وتحديد الأهداف، وتطوير الأنظمة لتحقيق تلك الأهداف.
يمكن للموظفين ذوي المهارات التنظيمية الجيدة التعامل مع مسؤوليات متعددة في وقت واحد، والحفاظ على التركيز على المواعيد النهائية، والتعامل مع المشاريع المعقدة بفعالية.
تعتبر المهارات التنظيمية مهارات ناعمة.
وهي القدرات غير التقنية التي تساعد الأفراد على العمل بشكل جيد مع الآخرين، مثل التواصل والعمل الجماعي والقيادة.
نظرًا لأن المهارات الناعمة تساعد في خلق بيئة عمل إيجابية وعملية، يركز مديرو التوظيف بشكل أكبر على المهارات الناعمة عند البحث عن المرشحين.
هذه أخبار جيدة للباحثين عن عمل لأن المهارات التنظيمية، مثل المهارات الشخصية الأخرى، قابلة للتحويل.
هذا يعني أنه يمكنك تطبيقها على أي وظيفة في أي مجال أو صناعة.
لذا، إذا كنت تفكر في إجراء تغيير مهني، فتأكد من التأكيد على مهاراتك التنظيمية وغيرها من المهارات الشخصية لأصحاب العمل المحتملين.
أفضل 10 مهارات تنظيمية يجب تضمينها في سيرتك الذاتية
يعد الموظفون الذين يتمتعون بمهارات تنظيمية جيدة أمرًا حيويًا لنجاح أي عمل تجاري.
ولكن ما هي المهارات المحددة التي يبحث عنها أصحاب العمل؟
فيما يلي أهم عشر مهارات تنظيمية تريدها الشركات في موظفيها (مع أمثلة).
1) إدارة الوقت
إدارة الوقت هي القدرة على قضاء 24 ساعة في اليوم بحكمة وكفاءة.
الموظفون الذين يتمتعون بمهارات جيدة في إدارة الوقت قادرون على التركيز على المهام المهمة أولاً، وتفويض المهام عندما يكون ذلك ممكنًا، وتقليل عوامل التشتيت، والقضاء على المماطلة، والالتزام بالمواعيد النهائية.
يتم استخدام مهارات إدارة الوقت بعدة طرق في مكان العمل، بما في ذلك:
- خطط ليومك مسبقًا.
- قم بتقسيم المشاريع الكبيرة إلى مهام أصغر وأكثر قابلية للإدارة.
- قل “لا” عندما يكون لديك الكثير في طبقك.
- إنشاء نظام لتتبع التقدم في الهدف.
- تعلم كيفية العمل بشكل أكثر ذكاءً، وليس بجدية أكبر.
2) تحديد الأهداف
تشترك جميع الشركات والأفراد الناجحين للغاية في شيء واحد، وهو أن لديهم رؤية واضحة للغاية للمكان الذي يريدون الذهاب إليه.
وبدون رؤية واضحة، يمكن أن يضيع الناس أو يتشتتوا بسهولة بسبب تحديات الحياة اليومية.
عند تحديد الأهداف، تأكد من جعلها قابلة للقياس ويمكن تحقيقها خلال الإطار الزمني المحدد.
لن تساعدك الأهداف الغامضة في الحفاظ على تركيزك وتحفيزك.
تتضمن بعض الأهداف التي قد تحددها في مكان العمل ما يلي:
- زيادة المبيعات بنسبة معينة.
- تطوير منتجات أو خدمات جديدة.
- تحسين رضا العملاء.
- تبسيط العمليات اليومية لزيادة الإنتاجية.
- تحسين معنويات الفريق من خلال خلق بيئة عمل إيجابية.
3) تحديد الأولويات
يشير تحديد الأولويات إلى تحديد المهام الأكثر أهمية التي يجب معالجتها أولاً. هذا يسمح لك بتركيز كل انتباهك وطاقتك عليها.
عندما لا تحدد الأولويات، فمن السهل أن تشعر بالارتباك والارتباك. هذا النقص في الوضوح يمكن أن يؤدي إلى المماطلة، مما يؤدي إلى تفاقم المشكلة!
في نهاية المطاف، يمكن أن يؤدي تحديد الأولويات في مكان العمل إلى تحسين الإنتاجية والكفاءة بشكل عام.
من الأمثلة على كيفية تحديد الأولويات في مكان العمل ما يلي:
- تحديد أهم المهام التي يجب إنجازها أولاً.
- حدد مواعيد نهائية واقعية وقابلة للتحقيق للمهام.
- تفويض المهام ذات الأولوية الأقل للآخرين كلما أمكن ذلك.
- قم بتقسيم المهام الأكبر إلى أجزاء يمكن التحكم فيها.
- قم بمراجعة أولوياتك بانتظام وتعديلها حسب الحاجة.
4) التنظيم البدني
وفقًا لدراسة حديثة، يقضي الموظفون ما يقرب من ساعتين يوميًا في البحث عن المستندات والمعلومات التي يحتاجونها لوظائفهم.
هذا يمثل 25% من يوم عملهم!
ولهذا السبب من المهم جدًا أن تظل منظمًا بدنيًا في العمل. وهذا يعني وجود مساحة عمل مادية ورقمية منظمة ويتم صيانتها جيدًا حتى تتمكن من العثور على كل ما تحتاجه بسرعة.
يمكن أن يؤدي التخلص من الفوضى المادية أو الرقمية أيضًا إلى خلق مساحة عقلية أكبر للتفكير الإبداعي وحل المشكلات والمشاعر الإيجابية.
تتضمن أمثلة كيفية تنظيم مساحة العمل فعليًا ما يلي:
- الاستفادة من خدمات الحوسبة السحابية لتخزين المستندات والملفات بشكل آمن.
- أرفف الملصقات والأدراج والملفات والحاويات لسهولة التعرف عليها.
- استخدم مساحة الحائط ولوحات الإعلانات لنشر التذكيرات أو الملاحظات أو التقويمات.
- قلل من عوامل التشتيت عن طريق الحد من النوافذ المنبثقة والإشعارات غير الضرورية.
- يحافظ على جميع الكابلات مخفية للحصول على مظهر أنيق.
5) الاتصالات
للوهلة الأولى، قد لا يبدو التواصل وكأنه مهارة تنظيمية، ولكن القدرة على التواصل بطريقة واضحة وموجزة تضمن بقاء كل شيء منظمًا.
تشمل مهارات الاتصال الاستماع والتحدث (أو الكتابة).
يركز المستمعون الجيدون على ما يقال، ويطرحون الأسئلة ذات الصلة لتوضيح المعلومات، ويقدمون تعليقات مفيدة.
في نهاية المطاف، ستساعدك مهارات التواصل الجيدة على تبسيط سير عملك وتوفير الوقت والمال والموارد.
من الأمثلة على كيفية استخدام مهارات الاتصال في العمل ما يلي:
- تحدث بوضوح ووضوح عند التحدث مع زملاء العمل والعملاء.
- استمع للآخرين وفكر في آرائهم قبل اتخاذ القرار.
- اطرح الأسئلة واطلب التوضيح عند الحاجة.
- كن منفتحًا على ردود الفعل من الزملاء أو المشرفين.
- كتابة رسائل بريد إلكتروني وتقارير ومذكرات موجزة ومفهومة.
6) التفويض
يتم التفويض عندما تقوم بتعيين المهام لأشخاص آخرين بدلاً من إكمال تلك المهام بنفسك.
لماذا يعد التفويض مهارة تنظيمية مهمة؟ لأنه عندما تقوم بالتفويض، فإنك تمنح نفسك المزيد من الوقت والطاقة للتركيز على مهامك المهمة.
على الرغم من الفوائد الواضحة للتفويض، فإن الكثير من الناس يكافحون من أجل إتقان مهارة التفويض.
في الواقع، 30% فقط من المديرين يعتبرون أنفسهم جيدين في التفويض.
يتضمن التفويض أكثر من مجرد تعيين المهام، فهو يتطلب توفير تعليمات واضحة ودعم مناسب حتى يمكن إكمال المهام بنجاح.
إذا تم تمكينها بشكل صحيح، يمكن أن تكون أداة قوية لمساعدة المنظمة على تحقيق أهدافها.
تتضمن الأمثلة على كيفية استخدام تقنيات التفويض في العمل ما يلي:
- تطوير قوائم المهام وتعيينها لأعضاء الفريق.
- تقديم تعليمات واضحة لكل مهمة، بما في ذلك تواريخ الاستحقاق.
- شجع أعضاء الفريق على تولي مسؤولية المهام المفوضة.
- تقييم التقدم المحرز في المهام المفوضة والتأكد من إكمال المهام في الوقت المحدد.
- تتبع أعضاء الفريق لمعرفة ما إذا كان يتم تحقيق الأهداف.
7) التخطيط
إذا كانت لديك مهارات تخطيط جيدة، فسيكون من الأسهل عليك التعامل مع عبء العمل وإكمال المهام والوفاء بالمواعيد النهائية والتعاون مع الآخرين.
إذا لم تكن لديك مهارات تخطيط جيدة، فستجد دائمًا صعوبة في إنجاز الأمور في اللحظة الأخيرة.
تعد مهارات التخطيط الجيد أمرًا أساسيًا لأي مؤسسة تجارية ناجحة لأنها تساعد الشركة على البقاء على المسار الصحيح وتحقيق أهدافها في الوقت المناسب وبطريقة فعالة.
تتضمن الأمثلة على كيفية استخدام مهارات التخطيط في العمل ما يلي:
- تطوير استراتيجيات عملية لتحقيق الأهداف قصيرة وطويلة المدى.
- قم بتقسيم المشاريع الكبيرة إلى مهام أصغر يمكن التحكم فيها.
- حدد أدوارًا ومواعيد نهائية وأهدافًا واضحة لأعضاء الفريق.
- تخصيص الموارد لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة والفعالية.
- جدولة الاجتماعات والأحداث الأخرى مقدما.
8) الاهتمام بالتفاصيل
يعتبر الاهتمام بالتفاصيل مهارة تنظيمية لأنه يسمح لك بإنتاج عمل عالي الجودة وخالي من الأخطاء.
إن إنتاج عمل عالي الجودة لا يحتاج إلى إعادة بنائه مرارًا وتكرارًا يوفر لشركتك الوقت والمال والموارد.
ولهذا السبب فإن مديري التوظيف يقدرون بشدة المرشحين الذين يمكنهم إظهار الاهتمام بالتفاصيل.
من الأمثلة على كيفية اهتمامك بالتفاصيل في العمل ما يلي:
- خذ وقتًا إضافيًا للتحقق مرة أخرى من عملك للتأكد من دقته.
- توثيق التغييرات على الإجراءات أو العمليات.
- انتبه إلى التفضيلات الشخصية للعملاء والمستهلكين.
- انتبه جيدًا لتعليمات مشرفك أو زملائك في العمل.
- تتبع بعناية الموارد المستخدمة في مشروعك.
9) اتخاذ القرار
إن اتخاذ القرار هو مهارة تسمح لك بتقييم الخيارات المختلفة وتقييمها بشكل فعال، وموازنة إيجابيات وسلبيات كل خيار، واختيار الحل الأفضل لمشكلة معينة.
لا يمكنك اتخاذ قرارات جيدة دون أن تكون منظمًا. وذلك لأنه يجب عليك أن تأخذ في الاعتبار الظروف الحالية والاحتياجات والموارد والعوامل الأخرى بشكل منهجي.
يمكن أن تساعد القرارات الجيدة الشركات على توفير الوقت والمال مع ضمان تحقيق أهدافها بشكل أسرع.
من الأمثلة على كيفية استخدام مهارات اتخاذ القرار في العمل ما يلي:
- استخدم البيانات والخبرة السابقة لتوجيه قراراتك.
- فكر في المخاطر المحتملة المرتبطة بالقرار قبل اتخاذه.
- كن على استعداد لطلب المشورة أو النظر في البدائل عند الضرورة.
- اتخاذ قرارات في الوقت المناسب للحفاظ على المشاريع على المسار الصحيح.
- القدرة على التعديل عند تغير الظروف أو تلقي معلومات جديدة.
10) تعدد المهام
تعدد المهام هو القدرة على العمل على مهام أو مشاريع متعددة في نفس الوقت.
هذا لا يعني بالضرورة القيام بشيئين مختلفين تمامًا في نفس الوقت.
تتمثل فائدة تعدد المهام في أنه يمكن أن يساعد في زيادة الإنتاجية وتقليل التوتر وزيادة وقتك.
ومع ذلك، إذا لم تتم إدارتها بشكل صحيح، فقد يؤدي تعدد المهام أيضًا إلى حدوث أخطاء وتقليل جودة عملك.
للقيام بمهام متعددة بنجاح، تحتاج إلى التركيز على مهمة واحدة في كل مرة وتجنب الانحرافات.
من المهم أيضًا أن ندرك عندما لا يكون تعدد المهام مناسبًا، فبعض المهام تتطلب اهتمامًا أكثر تركيزًا لإكمالها بفعالية.
تتضمن الأمثلة على كيفية استخدام مهارات تعدد المهام في العمل ما يلي:
- الرد على رسائل البريد الإلكتروني أثناء العمل على مشروع أو تقرير.
- جدولة الاجتماعات أثناء التعامل مع المهام الإدارية.
- المشاركة في المكالمات الجماعية أثناء إدارة المشاريع الأخرى.
- تفويض المهام لأعضاء الفريق أثناء إكمال عملك الخاص.
لماذا تعتبر المهارات التنظيمية مهمة؟
أظهرت إحدى الدراسات أن الموظفين يهدرون ما معدله 40% من يوم عملهم لأنهم غير منظمين بشكل جيد!
من ناحية أخرى، يمكن للقوى العاملة المنظمة أن توفر على الشركة الكثير من الوقت والمال. وذلك لأن هؤلاء الموظفين قادرون على:
إنجاز المهام بشكل أسرع وأكثر كفاءة.
إدارة وقتك الخاص دون إشراف.
العثور بسرعة على المستندات والمعلومات التي يحتاجونها.
الحفاظ على البيانات والسجلات بشكل صحيح.
خلق بيئة عمل منتجة للفريق بأكمله.
من المؤكد أن المهارات التنظيمية مفيدة في مكان العمل، ولكن هل تعلم أنها يمكنها أيضًا تحسين نوعية حياتك بشكل عام؟
بشكل عام، يعاني الأشخاص المنظمون من قدر أقل من التوتر والقلق والاكتئاب.
لذلك لا تهمل مهاراتك الناعمة! إنها أكثر قيمة مما تعتقد، سواء في حياتك المهنية أو الشخصية.
كيفية إبراز المهارات التنظيمية في سيرتك الذاتية
إذا كنت تريد أن يرى أصحاب العمل المحتملين مهاراتك التنظيمية، فيجب عليك إظهار هذه المهارات في سيرتك الذاتية.
فيما يلي طريقتان من أفضل الطرق لتسليط الضوء على مهاراتك التنظيمية في سيرتك الذاتية:
1) تقديم نتائج محددة وقابلة للقياس
كلما كانت سيرتك الذاتية أكثر تحديدًا، كلما كان ذلك أفضل. لا تقل فقط أن لديك مهارات جيدة في إدارة الوقت أو التواصل.
هذا غامض جدًا ومن السهل نسيانه.
بدلاً من ذلك، أظهر بالضبط كيف استخدمت مهاراتك التنظيمية في الوظيفة وما هي النتائج القابلة للقياس.
استخدم الأرقام والمقاييس كلما أمكن ذلك. سيساعد ذلك في رسم صورة واضحة لما فعلته ومدى نجاحك في ذلك.
فيما يلي بعض الأمثلة على نتائج محددة وقابلة للقياس:
- تم تطوير وصيانة نظام حفظ الملفات لتتبع طلبات العملاء، مما أدى إلى زيادة الكفاءة بنسبة 80%.
- إنشاء نظام جرد رقمي يمكنه تتبع أكثر من 200 وحدة حفظ مخزون بدقة 100%.
- تزيد الفواتير الآلية من الدقة من 70% إلى 95%.
- تصميم وتنفيذ نظام قوائم لأكثر من 50 موظفًا، مما أدى إلى زيادة الإنتاجية بنسبة 40%.
- أعد تنظيم مساحة مكتبك لزيادة كفاءة مساحة العمل بنسبة 25%.
2) استخدم الكلمات الرئيسية من الوصف الوظيفي
قبل التقدم للحصول على وظيفة، اقرأ الوصف الوظيفي بعناية وانتبه لأي كلمات أو عبارات تصف المهارات.
تسمى هذه الكلمات الرئيسية (يمكن أن تكون الكلمات الرئيسية أيضًا عبارات).
عندما يقوم مديرو التوظيف بفحص سيرتك الذاتية، فإنهم يبحثون على وجه التحديد عن هذه الكلمات الرئيسية.
إذا لم يكن لديك هذه الأشياء في سيرتك الذاتية، فقد يتم رفضك!
الكلمات الرئيسية مهمة أيضًا من ناحية أخرى.
بعد إرسال السيرة الذاتية، يتم عادةً إدخالها في قاعدة بيانات كمبيوتر تسمى نظام تتبع مقدم الطلب (ATS).
يبحث مديرو التوظيف عن المرشحين عن طريق إدخال الكلمات الرئيسية في شريط البحث الخاص بـ ATS.
غالبًا ما تكون هذه الكلمات الرئيسية مماثلة لتلك الموجودة في الوصف الوظيفي.
ولهذا السبب من المهم جدًا تخصيص كل سيرة ذاتية لكل وظيفة تتقدم إليها!
على سبيل المثال، إذا كانت قائمة الوظائف تبحث عن مدير عمليات “ذو اهتمام كبير بالتفاصيل وقادر على القيام بمهام متعددة”، فيجب عليك محاولة استخدام الكلمتين الأساسيتين “موجه نحو التفاصيل” و”متعدد المهام” في سيرتك الذاتية ( ولكن لا تكذب!).
الفكرة الأساسية وراء الكلمات الرئيسية هي أنك تريد استخدام لغة الوصف الوظيفي نفسه في سيرتك الذاتية، ثم قم بذلك لكل منصب تتقدم إليه.
قد يستغرق ذلك بعض الوقت والجهد، لكن القيام بذلك باستمرار سيزيد من فرص رؤية شخص ما لسيرتك الذاتية ودعوتك لإجراء مقابلة.
كيفية إبراز المهارات التنظيمية في مقابلة العمل
الآن بعد أن حصلت على مقابلة عمل، ما هي أفضل طريقة للحديث عن مهاراتك التنظيمية؟
فيما يلي ثلاث طرق لتسليط الضوء على مهاراتك التنظيمية عند سؤالك عنها في مقابلة العمل.
-
قم بوصف عمليتك
عند سؤالك عن الوقت الذي يتعين عليك فيه التنظيم، قم بإرشاد القائم بالمقابلة خلال عملية التفكير الخاصة بك.
سيُظهر هذا أنك لا تمتلك مهارات تنظيمية فحسب، بل تعرف أيضًا كيفية التعبير عنها.
على سبيل المثال، إذا كانت مهارات مدير المشروع لديك تتضمن تنظيم مشاريع الفريق في العمل، فقد تقول شيئًا كهذا:
“أجلس وأقوم بإعداد قائمة بجميع المهام التي يجب القيام بها، ثم أوكلها إلى أعضاء الفريق الذين أعرف أنهم الأفضل لكل مهمة.
أقوم بتعيين مواعيد نهائية لفريقي وأتواصل مع الجميع بانتظام للتأكد من أنهم على الطريق.”
إذا لم تكن مديرًا ولكنك كنت مسؤولاً عن عدة مشاريع منفصلة، فقد تقول شيئًا كهذا:
“أنشئ جداول يومية وأسبوعية لنفسي، وأخطط للوقت الذي سأكمل فيه كل مهمة.
وأتأكد من ترك بعض الوقت العازل في حالة حدوث أي شيء، وألتزم دائمًا بجدول زمني بأقصى قدر ممكن من الدقة.”
-
اربط مهاراتك التنظيمية بمسؤوليات وظيفتك الجديدة
عند وصف مهاراتك التنظيمية، حاول دائمًا ربطها بمسؤوليات وظيفتك الجديدة.
على سبيل المثال، إذا كنت تريد تسليط الضوء على مهاراتك في تطوير الويب، يمكنك التحدث عن كيف ساعدت مهاراتك التنظيمية في قيادة الفرق إلى النجاح في المشاريع السابقة.
التقدم لوظيفة تتطلب اتصالًا منتظمًا مع العملاء أو المرضى يعني أن مهاراتك التنظيمية أمر بالغ الأهمية.
وهذا صحيح سواء كنت تركز على مهارات أمين الصندوق، أو مهارات باريستا، أو مهارات الخادم، أو مهارات التمريض.
إذا كنت تتقدم لوظيفة أمين الصندوق، فقد تتحدث عن كيفية مساعدة المنظمة لك في معالجة معاملات العملاء بسرعة ودقة.
باعتبارك باريستا، يمكنك وصف كيف تضمن المهارات التنظيمية إعداد القهوة وتسليم الطلب بسلاسة.
إذا كانت مهارات الخادم هي محور اهتمامك، فيمكنك شرح كيف تساعد مهاراتك التنظيمية في الحفاظ عليها
تتبع طلبات الطاولات المختلفة وتلبية احتياجات العملاء.
أخيرًا، فيما يتعلق بمهارات التمريض، يعد التنظيم أمرًا أساسيًا لإدارة رعاية المرضى وتلبية احتياجاتهم الصحية بشكل فعال.
-
استخدم الأمثلة والبيانات الملموسة
تمامًا كما هو الحال في سيرتك الذاتية، يجب عليك دائمًا محاولة استخدام أمثلة وأرقام محددة لدعم ادعاءاتك حول قدرات مؤسستك.
على سبيل المثال،
إذا كنت تتقدم بطلب للحصول على منصب خدمة عملاء، فقد تتحدث عن كيفية تحسين رضا العملاء بنسبة مئوية محددة في منصب سابق.
أيضاإذا ساعدت شركتك السابقة على توفير المال من خلال تدفق عملية المخزون الخاصة بك، فاستخدم الأرقام لإظهار المبلغ الذي وفرته لشركتك.
إذا استخدمت مهاراتك التنظيمية لاستضافة حدث ناجح، فصف كيف تمكنت من إدارة الميزانية والجدول الزمني لضمان سير كل شيء بسلاسة.
الأمثلة والبيانات الملموسة لا تجعل حجتك أكثر إقناعا فحسب، بل تساعد أيضا الشخص الذي يجري المقابلة على تذكرك.
تذكر أن كونك محددًا في سيرتك الذاتية وفي المقابلات يمكن أن يساعد في رسم صورة أكثر وضوحًا عن هويتك وما يمكنك القيام به.
كيفية تطوير القدرات التنظيمية
لا تأتي المهارات التنظيمية بسهولة لبعض الأشخاص، ولكن يمكن تعلمها وإتقانها من خلال الممارسة مع مرور الوقت.
إذا كنت ترغب في تطوير قدراتك التنظيمية، فمن المهم التركيز على هذه الخطوات الخمس:
- تحديد أولويات المهام – قم بتقييم جميع المهام المطروحة وحدد أولوياتها بناءً على الأهمية أو الإلحاح أو الصعوبة أو المعايير الأخرى التي تناسب وضعك الشخصي.
- ضع خطة – يمكن أن يكون وضع جدول زمني و/أو قائمة مهام مفيدًا جدًا في ضمان إكمال جميع المهام المهمة. تأكد من تخصيص وقت للأهداف قصيرة المدى وطويلة المدى، بالإضافة إلى الأنشطة الترفيهية أو فترات الراحة.
- قم بتقسيم المشاريع الكبيرة – يمكن أن تكون المشاريع الكبيرة مرهقة، لذا فإن تقسيمها إلى مهام أصغر وأكثر قابلية للإدارة يمكن أن يساعد. يمكن أن يشمل ذلك تحديد موعد نهائي لكل مهمة وجدولة وقت في اليوم لإكمالها.
- تقليل عوامل التشتيت – لضمان أقصى قدر من الإنتاجية والتركيز، حاول الحد من عوامل التشتيت مثل وسائل التواصل الاجتماعي، والمكالمات الهاتفية، وحتى الأشخاص الآخرين. خصص أوقاتًا محددة للتحقق من البريد الإلكتروني أو وسائل التواصل الاجتماعي.
- إنشاء نظام – يمكن أن يساعد إنشاء نظام، مثل حفظ الملفات حسب الفئة أو استخدام قائمة المهام اليومية، في تبسيط عملية إنجاز العمل. بمجرد إنشاء هذه الأنظمة، تأكد من الالتزام بها!
من خلال الممارسة، يمكن تعلم المهارات التنظيمية في سيرتك الذاتية وتحسينها.
تضمين المهارات التنظيمية في سيرتك الذاتية. إنه يستحق كل هذا العناء لأنك ستستمتع بحياة أكثر إنتاجية وخالية من التوتر سواء في المكتب أو في المنزل!